Almere en Lelystad zetten de Berichtenbox succesvol in, maar kijken ook vooral uit naar de nieuwe mogelijkheden om eenvoudiger, sneller en goedkoper te kunnen communiceren.
Het aantal berichten dat verstuurd wordt met behulp van MijnOverheid Berichtenbox groeit snel. Waar er in 2014 nog 27 miljoen berichten werden verstuurd via de digitale postbus van de overheid, lag dat aantal vorig jaar op ruim 43 miljoen. Ook het aantal gebruikers volgt die lijn. Begin maart lag dat aantal op ruim 3,7 miljoen en wekelijks komen daar circa 100.000 bij. De verwachting is dat het aantal gebruikers en berichten dit jaar sterk stijgt, met name te danken aan de Belastingdienst die steeds meer post digitaal gaat versturen.
Ook de gemeenten Lelystad en Almere hebben inmiddels het belang en het gemak van de persoonlijke postbus onderkend. In Lelystad gaat het daarbij vooralsnog om de poststromen herinneringen met betrekking tot verlopen ID-bewijzen en rijbewijzen en de WOZ-beschikking in het kader van de onroerendezaakbelasting (OZB). Ook bij de gemeente Almere heeft de aanslag in het kader van de OZB de weg naar de Berichtenbox gevonden, evenals een aantal processen van Werk en Inkomen.
"Zo zijn de uitkeringsspecificaties nu live en ook de jaaroverzichten en saldibiljetten met betrekking tot de uitkeringen", aldus Anita van Haastrecht, sinds een aantal jaren projectmanager bij Regie ICT, de centrale regieclub die de aansturing doet van allerlei ICT-processen binnen de gemeente Almere. "We gaan nu verder om meer processen van Werk en Inkomen aan te sluiten. Ook zijn we bezig om te bekijken of de poststromen van toezicht en handhaving kunnen worden aangesloten evenals de correspondentie vanuit de processen bezwaar en beroep. Zo komen al die processen aan bod."
Technische en organisatorische aanpassingen
Het aansluiten is meer dan alleen een 'technisch trucje'. Dat zegt Ton Laumen, die als projectleider bij de gemeente Lelystad: "Het eerste proces is het meest lastige. Dan moet je de hele keten gaan bouwen en dan loop je tegen allerlei kleine problemen aan. Veel technisch van aard, maar er zaten ook organisatorische zaken bij. Hoe ga je als gemeente bijvoorbeeld om met uitval, met inwoners die de Berichtenbox (nog) niet hebben geactiveerd of op deze digitale manier geen berichten of documenten willen ontvangen? Daar zul je iets voor moeten bedenken en daar moet je ook afspraken over maken hoe je daar mee omgaat."
Net als in Lelystad zorgde de aansluiting bij de gemeente Almere in eerste instantie voor een aantal organisatorische probleempjes, zo laat Van Haastrecht weten. "Met de komst van de Berichtenbox hebben we besloten om de postverwerking centraal te trekken. Voorheen was het zo dat afdelingen zelf hun post printten, waarna het door een postloper op werd gehaald. Waar we naartoe willen is dat post centraal en digitaal wordt ingezameld en richting Berichtenbox gaat, waarbij aan de hand van het burgerservicenummer kan worden bepaald of documenten voor inwoners analoog of digitaal moeten worden verstuurd. Daar moet je goed over nadenken. Ook al omdat het digitaal trekken onder meer betekent dat het werk verandert voor de reproafdeling en de postlopers. Voor zover wij hebben kunnen nagaan, waren wij op dat moment de enige organisatie die dit proces zo hebben vormgegeven. Dat kostte veel tijd. Nu staat het en gaat het aansluiten al veel sneller."
Kosten versus baten
Over snelheid gesproken. Het aanhaken van de Belastingdienst heeft ook bij de gemeenten Lelystad en Almere voor een grote stijging gezorgd wat betreft het aantal gebruikers. Binnen de gemeente Almere wordt momenteel 33 procent digitaal verzonden via de Berichtenbox, terwijl dat bij buurgemeente Lelystad in de afgelopen maanden is gestegen van 13 naar ruim 25 procent. Het zijn cijfers die beide gemeenten geen windeieren leggen en van invloed zijn op de baten. Zo wordt er door de gemeente Almere op elk document dat wordt verstuurd via het digitale kanaal van de overheid, een gemiddeld bedrag bespaard van 0,69 eurocent. En alleen al in de eerste twee maanden van dit jaar ging dat om ruim 36.000 digitale poststukken. "Maar", zo waarschuwt Anita van Haastrecht, "kiezen voor digitaal betekent ook dat analoge post steeds duurder wordt. Omdat je steeds minder grote volumes analoge post aanbiedt aan postleveranciers, zullen die leveranciers ook steeds minder kortingen geven."
Ook binnen de gemeente Lelystad is sprake van een gezonde business case als het gaat om het gebruik. Jaarlijks worden er circa 60.000 brieven verstuurd in het kader van de digitale poststromen, en dat levert de gemeente circa één euro per digitaal poststuk op. Dat het bedrag per poststuk beduidend hoger ligt dan bij de gemeente Almere, heeft volgens Ton Laumen vooral te maken met keuzes en oplossingen. Waar bijvoorbeeld in Almere de belastingaanslag verloopt via een externe partij, daar houdt Lelystad dat proces in eigen hand. Laumen zegt daarover: "Hoe meer jezelf doet, hoe meer jezelf in de hand hebt qua kosten en hoe meer het jezelf ook oplevert. Je rendement zal lager zijn op het moment je meer van dat soort processen gaat uitbesteden. Je hebt dan minder zorgen, maar ook minder inkomsten."
Wensen en suggesties
Dat nu zowel Almere als Lelystad gebruikmaken van de eerste digitale berichtenstromen, wil niet zeggen dat beide gemeenten geen wensen of suggesties meer zouden hebben. Van Haastrecht zou graag zien dat er een oplossing wordt gevonden voor inwoners die een bewindvoerder hebben. "Bij ons gaat het om circa achthonderd inwoners die een bewindvoerder hebben. Post voor die inwoners gaat automatisch naar de Berichtenbox en vaak komt die post dan niet terecht bij hun bewindvoerder. Ook al omdat die geen machtiging heeft. Wat wij graag zouden zien is een machtigingsmogelijkheid voor instanties, zodat zij toch bij die gegevens kunnen. Nu hoor ik verhalen dat er bewindvoerders rondlopen met allerlei DigiD's van hun klanten. Dat moet je niet willen."
Laumen kan zich vinden in het pleidooi van Van Haastrecht als het gaat om het verstrekken van machtigingen. "Er zijn gevallen bekend van aanslagen die terechtkomen in de Berichtenbox van mensen die net zijn overleden en waar je zonder machtiging niet bijkomt. Dat geeft lastige situaties."
Van Haastrecht en Laumen zouden ook graag zien dat MijnOverheid wordt uitgebouwd tot een breder portaal. "Waarom maak je er niet de persoonlijke internetpagina van", zo vraagt Laumen zich af. "Daar is de Berichtenbox dan een onderdeel van, Lopende Zaken ook, en dan verzin je nog meer van dat soort diensten. Daarmee zou je meer body aan die omgeving kunnen geven, waardoor inwoners ook sneller worden verleid om daar naartoe te gaan. Wat mij betreft sluiten bijvoorbeeld ook zorginstellingen aan. Hoe meer partijen er op aangesloten zijn, hoe interessanter het uiteindelijk voor de burger wordt."
Van Haastrecht zou het systeem in de toekomst ook graag gebruiken om post naar het eigen personeel te sturen. Laumen schiet nog één ding te binnen. Hij zou maar wat graag zien dat er één kanaal komt voor burgers en ondernemers. "Nu zijn er voor die groepen twee aparte boxen en dat zorgt voor veel overlast. Het zou goed zijn als daar één digitaal kanaal voor komt."
Bron: Gemeente.nu, Frits de Jong