Gerlinda de Vries is sinds september 2018 als Rijkstrainee in dienst bij het Bureau Forum Standaardisatie (onderdeel van het ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties). Het bureau zet zich in voor open ICT-standaarden. De opdracht van De Vries? Bouw een community rondom documentstandaarden. In gesprek met de community manager ‘Open Documentstandaarden’.
Verbindende rol
‘Toen we deze website gingen bouwen had ik een online community voor ogen waar leden elkaar ondersteunen rondom de problematiek en veranderingen binnen de documentstandaarden’, vertelt de Vries. ‘De doelgroep hebben we expres zo breed mogelijk gehouden. Zo kan iedereen die geïnteresseerd is meelezen en meewerken aan de community. Dat maakt ook dat er vanuit verschillende kanten ervaringen gedeeld kunnen worden. We profileren ons niet als expertisecentrum maar juist als verbinder. Daar waar kan verwijzen we door naar bijvoorbeeld DigiToegankelijk.
Stimuleren van interactie
‘We bieden leden nieuws, blogs, agenda en forums. Daarnaast plaatsen we ongeveer één keer per week een artikel over het laatste nieuws rondom toegankelijkheid of documentstandaarden. Op deze manier blijven de leden op de hoogte. Verder stimuleren we interactie zo veel als mogelijk. We schrijven zelf blogs of vragen anderen ze te schrijven. En leden kunnen natuurlijk zelf ook een blog plaatsen als ze bijvoorbeeld kennis willen delen over een specifieke standaard. Hier kan op gereageerd worden en zo ontstaat discussie. Verder staan we open voor input van de leden zelf. Als er veel behoefte is aan een specifiek onderwerp gaan we daar zeker iets mee doen. Zo zijn er vragen opgekomen rond marktpartijen en of we die ook moeten uitnodigen voor de community. Daar zijn we mee bezig’.
‘We profileren ons niet als expertisecentrum maar juist als verbinder’
Gerlinda de Vries, Community manager.
Elke standaard zijn eigen groep
Op de forums pagina zijn vier groepen te vinden, elk gericht op een andere standaard: PDF, html, Markdown en ODF. De Vries licht toe: ‘Binnen deze groepen kunnen leden vragen stellen, bestanden uitwisselen en de wiki raadplegen. In de toekomst zullen we waarschijnlijk andere groepen toevoegen. Per groep kan er gezocht worden op de verschillende categorieën: organisatie, gebruiker en beleid. Wil je bijvoorbeeld alleen nieuws lezen over PDF en het beleid, dan kan je de categorieën daarop instellen.
Pleio-profiel
Zonder Pleio-profiel kan de website alleen bekeken worden. ‘Om te kunnen reageren of content te schrijven of te delen is het noodzakelijk om een pleio-profiel aan te maken. In het eigen profiel kunnen leden interesses aangeven. Daarbij kunnen ze instellen of ze mail willen krijgen met een periodiek overzicht van alle ontwikkelingen en hoe vaak ze een overzicht willen ontvangen’.
Behoefte
Gevraagd naar waar de behoefte ligt van de leden, vertelt de Vries: ‘We zien dat er vooral veel vraag is naar ervaringen van anderen en manieren om de organisatie te betrekken. Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de communicatieafdeling. Iedereen die content produceert kan zijn steentje bijdragen’.
Hygiënekwestie
Een van de speerpunten van het huidige kabinet is ‘digitale inclusie: iedereen moet kunnen meedoen’. ‘In Nederland zijn er ongeveer vier miljoen mensen met een beperking. Deze groep mensen moet digitaal mee kunnen komen en hebben behoefte aan toegankelijke informatie. Zeker omdat de samenleving steeds verder digitaliseert’, aldus de Vries. ‘Toegankelijk zijn is dan ook eerder een hygiënekwestie, niet alleen een wettelijke verplichting.
De winst van de deze online community is dat we meer bekendheid kunnen geven aan het onderwerp. Niet alleen de bewustwording groeit. De kennis en ervaring die er gedeeld wordt, helpt andere organisaties bijvoorbeeld bij het kiezen van een strategie. Open Documentstandaarden heeft nu 50 leden en we hopen te blijven groeien.
Hondenvoer
‘Uiteraard proberen wij ook ons eigen hondenvoer te eten en we beseffen dat Pleio de toegankelijkheid nog niet helemaal op orde heeft. Pleio staat echter zeer open voor suggesties en verbeteringen en heeft al aangegeven dat ze hier zeker aan gaan werken’, besluit de Vries.